Nincs két egyforma vállalkozás, így nincs két olyan cég sem, akinek ugyanolyan igénye lenne az irodával kapcsolatban.
- van, aki vidéken lakik, de tudja, hogy egy budapesti címen könnyebben tudna üzletet kötni.
- külföldi vállalkozásoknak, off-shore cégeknek budapesti irodát csak akkor célszerű fenntartani, ha folyamatos ügyfélszolgálatra van szükségük
- ha a cégnek csak olyan címre van szüksége, amit a cégbíróságon bejelenthet, akkor székhelyszolgáltatás az ideális megoldás
- vajon melyik webáruháztól vásárol szívesebben egy vevő? Amelyiknek veresegyházi címe van, vagy amelyik budapesti irodával rendelkezik?
- egy internetes vállalkozás vidéki tárgyalóval budapesti konkurenciával szemben csak az áraival tud versenyezni
A virtuális iroda épp' az ilyen vállalkozásoknak biztosít megfelelő megoldást úgy, hogy az iroda bérlőjének ne kelljen semmilyen kompromisszumot kötnie:
- bútorozott irodát, tárgyalót bérel;
- technikai eszközöket tud igénybe venni: fénymásoló, számítógép, telefon, Internet stb;
- titkárnői szolgáltatásokat vehet igénybe: telefonok fogadása, postai küldemények kezelése;
A legfontosabb előnye, hogy azonnal "beköltözhető". A szerződéskötés után akár még aznap bejegyeztetheti ide a cég székhelyét, telephelyét; de akár vendégeket is fogadhat az új irodában.
Az óradíjas iroda, vagy fapados virtuális iroda hasonló szolgáltatásokat foglal magában, de itt minimális havi díj mellett rendelkezésre tartott tárgyalót kap a megrendelő. Mérlegelni csak annyit kell: magasabb rendelkezésre tartási díj mellett alacsonyabb óradíjat kíván fizetni, vagy minimális rendelkezésre állási átalány mellett a ritkábban veszi igénybe az irodát.
A rendelkezésre tartási díj és az óradíj optimális kiválasztása nem jelent senkinek problémát, ha nagyjából tudja, hogy mennyi lesz a havi forgalma, vagyis hány órára szeretné igénybe venni a tárgyalót, vagy a munkahelyet. A jobb virtuális iroda szolgáltatók ebben is rugalmasak: a következő havi díj megállapításánál a vevő igényeihez alkalmazkodva szabadon engedik változtatni a csomagok árát.
Mérlegelendő egy virtuális iroda kiválasztásánál, hogy mekkora az a kaució, amit be kell fizetni? Hosszú távon gondolkodó cégeknek célszerű több havi kaucióban gondolkodni, mert ebben az esetben a havi díjakra általában kedvezményt kapnak.
Kedvezményeket az óradíjas irodáknál is el lehet érni: minél hamarabb történik az iroda lefoglalása, annál alacsonyabb az óradíj.
